O Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho, órgão subordinado à Coordenação da Memória Cultural, da Secretaria Municipal da Cultura, tem por competência recolher, organizar, descrever e disponibilizar os acervos arquivísticos de valor permanente do Município de Porto Alegre.
Seu acervo arquivístico data de 1764 e é constituído por fundos documentais públicos, dois privado e uma coleção privada.
Além dos acervos citados, o Arquivo Histórico disponibiliza:
Uma das hemerotecas mais importantes do município contendo jornais, revistas e almanaques publicados em Porto Alegre;
Uma acervo bibliográfico especializado em história de Porto Alegre.
O acervo público recolhido não reflete a totalidade dos documentos permanentes produzidos pelo Município e não é originário de uma política de gestão documental e sim de recolhimentos avulsos a partir de avaliações feitas pelos técnicos do Arquivo.
Porto Alegre inicia seu projeto de Gestão Documental em Setembro de 2010 com a criação do Sistema de Arquivos – SIARQ/POA – através do Decreto 16.798 que tempor objetivos:
I – Promover a integração dos arquivos existentes nas diversas unidades administrativas da Administração do Município;
II – racionalizar e padronizar a produção documental;
III – Assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Município;
IV – Facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público, de acordo com as necessidades da administração pública e da sociedade;
V – Normatizar o tratamento da informação arquivística a partir do uso de novas tecnologias.
O Sistema de Arquivos do Município – SIARQ/POA vinculado à Secretaria da Administração tem como estrutura um Comitê Estratégico composto pelos Secretários da Administração que o preside, Cultura, Fazenda, Educação, Saúde e Procuradoria-Geral; um Comitê Gerencial formado por representantes das Secretarias da Administração, Cultura e Fazenda e dos Órgãos Executivos através das Unidades Administrativas dos órgãos; Uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos formado por um historiador, um arquivista, um Procurador, um contador e demais convidados.
O SIARQ/POA propôs inicialmente a criação de dois instrumentos arquivísticos, ou seja, um Plano de Classificação de Documentos e uma Tabela de Temporalidade de Documentos para Administração Centralizada.
O primeiro resultado desse trabalho foi a publicação do Decreto 17.480, de 22 de novembro de 2011, que oficializa o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, de algumas subfunções, define normas para a classificação, avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo.
Define também nos artigos 17, 18 e 19 o que deve ser recolhido como documento permanente e para qual Unidade.
Art. 17 São considerados documentos de guarda permanente:
I – os indicados na TTD, com destinação recolhimento;
II – os produzidos no período compreendido entre os anos de 1892 a 1955;
III – os de arquivos privados declarados de interesse público ou social; e
IV – os arquivos públicos e privados de interesse do Município.
Art. 18. Serão recolhidos, ao Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV), da Coordenação da Memória Cultural (CMC), da Secretaria Municipal da Cultura (SMC), os documentos de guarda permanente, depois de encerrado o valor administrativo ou decorridos o prazo prescricional.
Art. 19. Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados e recolhidos ao AHPAMV.
Hoje 27 de agosto, pela primeira vez o AH recolhe documentos avaliados tecnicamente como documentos permanentes e o primeiro acervo avaliado como permanente, a partir da implantação do Sistema de Arquivos do Município - SIARQ/POA. São 200 caixas do total de 4000 da Subfunção Gestão Tributária, 3.2.1 Série - Administração de Tributos, 3.2.1.2 Subsérie - Manutenção do cadastro imobiliário e mobiliário.
Caixas de polionda com documentos provenientes da Secretaria da Fazenda
Para o recolhimento foi preciso ampliar o espaço, a partir da otimização dos espaços nas próprias estantes, ou seja, inclusão de mais prateleiras, distribuição do acervo na estante para que não houvesse ociosidade de espaço e a ampliação do número de estantes. Para esta organização,foram adquiridas 100 prateleiras e 33 estantes.
Nova organização do acervo
Para a implantação do SIARQ/POA, o Município nomeou mais três arquivistas que foram lotados na Secretaria da Cultura - Arquivo Histórico - onde devem desenvolver suas atividades tratando dos documentos permanentes do Município assim como contribuindo com as demais ações do SIARQ/POA.
